e-Fatura ve e-Arşiv Nedir?
e-Fatura, alıcısı da e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef olan işletmeler arasında elektronik ortamda kesilen, kağıt karşılığı bulunmayan resmi faturadır; e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayan kişilere — örneğin restoranınızda hesabı ödeyen son tüketiciye — kesilen elektronik faturadır. İkisi de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden düzenlenir, dijital olarak saklanır ve kağıt faturayla aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Restoran sahibi açısından kritik ayrım şudur: karşınızdaki bir firma (tedarikçi, kurumsal müşteri) ise e-Fatura, bireysel bir misafir ise e-Arşiv fatura söz konusu olur. Bu yazıda iki belge türünü, restoranlar için zorunluluk şartlarını ve günlük adisyon-POS akışıyla ilişkisini, gereksiz teknik jargon olmadan açıklıyoruz.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, en az iki tarafı da GİB e-Fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kağıda basılmaz, matbu fatura koçanı gerektirmez ve belge alıcıya doğrudan GİB altyapısı (veya yetkili bir özel entegratör) üzerinden iletilir. Bir restoran açısından e-Fatura genellikle B2B tarafında devreye girer: et, içecek veya ambalaj tedarikçinizden gelen alış faturaları ya da bir şirkete kestiğiniz toplu yemek/etkinlik faturası bu kapsamdadır. Belge elektronik imza/mali mühürle güvence altına alınır ve hem gönderen hem alıcı tarafında dijital olarak arşivlenir. Bu sayede fatura kaybı, okunaksız kopya veya manuel arşivleme yükü ortadan kalkar.
- Sadece e-Fatura'ya kayıtlı mükellefler arasında kesilir (B2B)
- Kağıt karşılığı yoktur; GİB altyapısı üzerinden iletilir
- Mali mühür veya elektronik imzayla yasal güvence sağlar
- Restoranda çoğunlukla tedarikçi alışları ve kurumsal satışlarda görülür
- Gönderen ve alıcı, faturayı dijital olarak saklamak zorundadır
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişilere — yani bireysel müşterilere veya henüz sisteme dahil olmamış işletmelere — kesilen elektronik faturadır. Restoran için bu, en sık karşılaşılan senaryodur: masada hesabını ödeyen bir misafir 'fatura istiyorum' dediğinde, kestiğiniz belge teknik olarak bir e-Arşiv faturadır. e-Arşiv fatura da GİB sistemi üzerinden düzenlenir ve dijital olarak saklanır; ancak müşteriye e-posta, SMS bağlantısı veya istenirse kağıt çıktı olarak verilebilir. Belirli bir tutarın altındaki nakit/kart satışlarında müşteriye kağıt çıktı sunulabilir, ancak kaydın elektronik aslı GİB tarafında tutulur. Yani 'kağıda yazdırılmış olması' belgenin e-Arşiv niteliğini değiştirmez.
- Alıcısı e-Fatura'ya kayıtlı OLMAYAN kişilere kesilir
- Restoranda son tüketiciye (misafire) kesilen fatura bu türdür
- E-posta, SMS bağlantısı veya kağıt çıktı olarak iletilebilir
- Elektronik aslı her durumda GİB sisteminde saklanır
- Bireysel ve düşük tutarlı satışlar için pratiktir
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
İki belge türünün temel farkı, faturayı kimin aldığıdır. e-Fatura iki tarafı da sisteme kayıtlı mükellefler arasında, e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayan kişilere kesilir; bunun dışında her ikisi de GİB altyapısında düzenlenir ve aynı yasal geçerliliğe sahiptir. e-Fatura'da belge yalnızca elektronik ortamda dolaşır ve alıcıya sistem üzerinden ulaşır. e-Arşiv'de ise belge yine elektronik olarak oluşturulur fakat alıcıya kağıt çıktı, e-posta veya SMS gibi farklı yollarla teslim edilebilir. Pratikte bir restoran, bu iki türü çoğu zaman aynı muhasebe/entegratör programından, müşterinin türüne göre otomatik olarak ayırarak keser. Karar mekanizması basittir: karşınızdaki bir firma mı, yoksa bir birey mi?
- Ayrım, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmamasıdır
- e-Fatura yalnızca elektronik dolaşır; e-Arşiv kağıt/e-posta/SMS ile de iletilebilir
- Her ikisi de GİB sisteminde, kağıt faturayla aynı geçerlilikte
- Restoranda firma → e-Fatura, birey → e-Arşiv mantığı çalışır
- Çoğu entegratör türü alıcı bilgisine göre otomatik seçer
e-Fatura
- Alıcı: e-Fatura'ya kayıtlı firma (B2B)
- Sadece elektronik dolaşır
- Tedarikçi alışı, kurumsal satış
- Mali mühür/e-imza ile iletilir
e-Arşiv
- Alıcı: kayıtlı olmayan kişi/birey
- E-posta, SMS veya kağıt çıktı
- Restoranda misafire kesilen fatura
- Elektronik aslı GİB'de saklanır
Restoranlar için e-Fatura ve e-Arşiv zorunlu mu?
e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş zorunluluğu, işletmenin yıllık ciro eşiğine ve faaliyet alanına göre belirlenir; eşik tutarlar GİB tarafından dönem dönem güncellendiği için kesin rakam yerine güncel tebliğe veya mali müşavirinize danışmanız en doğrusudur. Genel kural olarak belirli bir brüt satış hasılatını aşan işletmeler e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır; eşiğin altındaki işletmeler ise gönüllü olarak başvurabilir. Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (ÖKC/yazarkasa) kullanımı da işin ayrı bir boyutudur ve genellikle e-belge uygulamasıyla birlikte değerlendirilir. Zorunluluk kapsamına girip girmediğinizi netleştirmek için ciro durumunuzu ve sektör tebliğlerini mali müşavirinizle kontrol etmek, hem ceza riskini hem de gereksiz altyapı maliyetini önler. Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; nihai yükümlülük resmi mevzuata tabidir.
- Zorunluluk, yıllık ciro eşiğine ve sektöre göre değişir
- Eşik tutarlar GİB tarafından güncellenir — mali müşavire danışın
- Eşiği aşan işletmeler geçmek zorunda; altındakiler gönüllü başvurabilir
- Yeni nesil ÖKC kullanımı ayrı bir yükümlülük olarak değerlendirilir
- Belirsizlikte mali müşavirle ciro ve tebliğ kontrolü şart
Adisyon ve POS sistemiyle ilişkisi nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv'in düzenlenmesi mali bir süreçtir ve yetkili bir e-belge entegratörü ya da muhasebe programı üzerinden yürütülür; restoran POS/adisyon yazılımı ise bu sürece girdi sağlayan satış kaydını oluşturur. Pratikte adisyon programı; hangi masada ne satıldığını, tutarı, ödeme yöntemini ve gün sonu toplamlarını net biçimde tutar, bu da fatura kesimi ve muhasebe mutabakatı için temiz bir veri kaynağı demektir. RestaPOS bu noktada satışın kendisini güvenilir şekilde kayıt altına alır: ürün bazlı satış, kanal bazlı ciro, gün sonu Z-raporu ve Excel/CSV ile PDF dışa aktarma sayesinde mali müşavirinize veya entegratörünüze düzenli veri aktarabilirsiniz. Önemli bir not: RestaPOS'ta e-Adisyon ve yeni nesil ÖKC entegrasyonu geliştirme aşamasındadır ve şu an aktif değildir; dolayısıyla e-Fatura/e-Arşiv kesimi ayrı bir e-belge çözümü üzerinden yapılır, RestaPOS ise satış verisini düzenli ve dışa aktarılabilir tutarak bu akışı kolaylaştırır.
- Fatura kesimi e-belge entegratörü/muhasebe programıyla yapılır
- POS/adisyon, fatura için temiz satış ve tahsilat verisi üretir
- RestaPOS: ürün ve kanal bazlı ciro, gün sonu Z-raporu, Excel/CSV+PDF dışa aktarma
- Düzenli dışa aktarma muhasebe mutabakatını ve fatura sürecini kolaylaştırır
- RestaPOS'ta e-Adisyon ve ÖKC entegrasyonu geliştirme aşamasında, henüz aktif değil
- 1 Satış Adisyon POS'ta masa/ürün ve ödeme kaydedilir
- 2 Gün sonu Z-raporu ve kanal bazlı ciro toplanır
- 3 Dışa aktarma Excel/CSV veya PDF ile veri çıkarılır
- 4 e-Belge Entegratör/muhasebe e-Fatura veya e-Arşiv keser
Sık sorulan sorular
e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark nedir?
Temel fark, faturayı kimin aldığıdır. e-Fatura, alıcısı da e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellef (firma) olan satışlarda kesilir ve yalnızca elektronik ortamda dolaşır. e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayan kişilere, örneğin restoranda hesabı ödeyen bireysel misafire kesilir ve e-posta, SMS ya da kağıt çıktı olarak iletilebilir. Her ikisi de GİB altyapısında düzenlenir ve kağıt faturayla aynı yasal geçerliliğe sahiptir.
Restoranda müşteriye kesilen fatura e-Fatura mı e-Arşiv mi?
Restoranda son tüketiciye, yani bireysel misafire kesilen fatura genellikle e-Arşiv faturadır, çünkü müşteri e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellef değildir. Eğer fatura istenen taraf e-Fatura'ya kayıtlı bir firma ise (örneğin kurumsal bir yemek organizasyonu) o zaman e-Fatura kesilir. Karar, alıcının mükellef olup olmadığına bağlıdır; çoğu entegratör bu ayrımı alıcı bilgisine göre otomatik yapar.
Restoranlar için e-Fatura ve e-Arşiv zorunlu mu?
Zorunluluk, işletmenin yıllık brüt satış hasılatına (ciro eşiği) ve faaliyet alanına göre belirlenir. Eşiği aşan işletmeler e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır; eşiğin altındakiler gönüllü olarak başvurabilir. Eşik tutarları GİB tarafından dönem dönem güncellendiği için kesin durumunuzu mali müşavirinizle kontrol etmeniz önerilir. Bu, hem ceza riskini hem de gereksiz maliyeti önler.
RestaPOS e-Fatura veya e-Arşiv kesiyor mu?
RestaPOS'ta e-Adisyon ve yeni nesil ÖKC entegrasyonu geliştirme aşamasında olup şu an aktif değildir, dolayısıyla fatura kesimi doğrudan RestaPOS üzerinden yapılmaz. e-Fatura ve e-Arşiv, yetkili bir e-belge entegratörü veya muhasebe programı üzerinden düzenlenir. RestaPOS bu süreci satış tarafında kolaylaştırır: ürün ve kanal bazlı ciro, gün sonu Z-raporu ve Excel/CSV ile PDF dışa aktarma sayesinde fatura ve mutabakat için temiz veri sağlar.
e-Arşiv fatura kağıda yazdırılabilir mi?
Evet, e-Arşiv fatura müşteriye kağıt çıktı olarak verilebilir; ancak belgenin elektronik aslı her durumda GİB sistemi üzerinden oluşturulur ve dijital olarak saklanır. Yani kağıda yazdırmak belgenin e-Arşiv niteliğini değiştirmez; çıktı yalnızca müşteriye teslim biçimidir. Restoranlar genellikle düşük tutarlı bireysel satışlarda müşteriye kağıt çıktı sunarken, e-posta veya SMS bağlantısıyla iletim de mümkündür.
İlgili özellikler
İlgili terimler
İlgili rehberler
İlgili yazılar
RestaPOS'u 15 gün ücretsiz deneyin
Kurulumu ve menü aktarımını biz yapıyoruz. Tüm modüller tek fiyata dahil.
